Por: Carolina Durán Negrete
Uno de los principios fundamentales de la contratación, no sólo la pública sino la privada es la planeación. Este principio básicamente busca que antes de realizar un contrato se haga un estudio que permita por un lado entender las necesidades de la entidad y por el otro que para satisfacerlas, se utilicen los recursos de la mejor manera posible.
Los fallos al momento de la planeación son visibles particularmente en la contratación pública, pero también tienen efectos devastadores en las empresas privadas, llevando a pérdidas e incluso a quiebras.
En Colombia se tiene la tendencia a creer que somos líderes mundiales en fallas de planeación al momento de realizar contratos, nada es más lejos de la realidad. No solo porque esa estadística, si existe, debe por fuerza excluir países donde la contratación y sus resultados no son públicos. Sino además, porque la falta de planeación es un problema generalizado al momento de desarrollar contratos.
En este post vamos a hablar de un caso en particular que sirve de ejemplo para visibilizar este problema, en especial en procesos de contratación de tecnología.
Archivo de Casos Virtuales o VCF (Virtual Case File)
El VCF fue un software desarrollado entre los años 2000 y 2005, tuvo un costo aproximado de 170 millones de dólares. Al final de los cinco años de desarrollo el proyecto se abandonó sin ser usado. El software en términos generales era incompleto, inadecuado para las necesidades de la entidad y no era viable su uso en un ambiente real. La entidad en concreto: el FBI. (https://cs.gmu.edu/~mlocasto/research/securehealth/content/post-VCF.pdf)
Una de las frases que se utilizaron para describir las fallas fue “nadie le dijo al gobierno que estaban pidiendo lo imposible”. Con una correcta planeación identificar lo “posible” es indispensable para determinar el alcance del contrato.
¿Qué pasó?
El FBI para el año 2000 venía usando una tecnología al limite de la obsolescencia. La entidad buscaba que sus agentes trabajaran en un ambiente de “cero papel” y que fueran capaces de conseguir todo lo que necesitaban para las investigaciones en su computador. Mientras desarrollaban el plan de renovación tecnológica ocurrió el ataque del “11 de septiembre”, el ataque puso de presente fallas en el FBI y su inhabilidad de compartir información tanto interna como externamente. Esta situación impulsó la ampliación del alcance del proyecto con el aumento respectivo de su presupuesto.
El FBI no contaba con expertos al interior de la entidad que pudieran advertir sobre la falta de una arquitectura robusta del sistema, lo que trajo como consecuencia que al final de los 5 años volvieran al punto de partida, utilizando la tecnología que para el 2000 ya se consideraba obsoleta.
El deber ser
Cuando se está estructurando un proceso de contratación se deben responder preguntas básicas, que podemos resumir de la siguiente manera:
- ¿Qué necesito?
Esta pregunta se responde con el objeto del contrato. En este caso particular el FBI necesitaba centralizar la información de la entidad en una única plataforma a la que tuvieran acceso sus agentes a través de su computador.
- ¿Por qué lo necesito?
Esta es la justificación de la contratación. En nuestro caso el FBI necesitaba más agilidad para adelantar investigaciones de tal manera que se pudieran identificar patrones y configurar una base de datos útil para ayudar a proteger la seguridad del país.
- ¿Cómo voy a satisfacer mi necesidad?
Esta pregunta debe responderse antes de la suscripción del contrato, porque con su respuesta se determinarán los productos que debe entregar el contratista para considerar que se cumplió con el objeto del contrato. Con la respuesta a esta pregunta se decide si estamos hablando de un contrato o varios con diferentes fases. Si voy a satisfacer toda la necesidad o una parte.
Para tomar esta decisión en los contratos de tecnología se desarrolla un ConOps o Concepto de operación que es un documento en donde se plasma el entendimiento compartido de la solución que se va a desarrollar, se establece en forma inicial cómo va a operar y cómo se realizará el mantenimiento del mismo.
Es en este punto donde se identifica lo “posible”. Esto en nuestro caso evidentemente no se hizo, el FBI confió en el contratista al momento de hacer el desarrollo de tal manera que este fue el encargado de determinar la manera en que esta necesidad (de la entidad) se iba a satisfacer.
Cuando se contratan soluciones preexistentes en el mercado se debe realizar un match entre lo que necesito y lo que me ofrece la solución de tal manera que el comprador tenga claro si necesita elementos adicionales o personas especializadas en su entidad.
En nuestro caso si esa solución hubiera estado en el mercado y el FBI la hubiera comprado, como mínimo se necesitaba que: i) todos los agentes tuvieran computadores (para el 2000 los agentes compartían equipos de cómputo), ii) los agentes tuvieran conocimientos en computación y fueran entrenado para el uso del sistema, iii) se establecieran políticas de calidad de la información y iv) se determinara la forma en que se iba a compartir información con otras agencias del estado.
- ¿Cómo le voy a hacer seguimiento a la ejecución del contrato?
Esta es una parte importante en la estructuración de un contrato. Para responder esta pregunta es necesario revisar las capacidades de la entidad para determinar si tengo el personal con el conocimiento y tiempo suficiente para hacerle seguimiento al cumplimiento del contrato o en caso contrario debo contratar un tercero que haga el seguimiento.
Porque si dejamos sólo al contratista en la ejecución del contrato es posible que al final pase como le pasó al FBI y nadie les diga que lo que pidieron o debían hacer era imposible.