Por: Carolina Durán Negrete
La copia de seguridad o “backup” en inglés, es una copia de la versión reciente de la información que tenemos a nuestro cargo en la entidad donde trabajamos o tenemos contrato.
Realizar esta copia es de suma importancia, debido a que permite tener un respaldo de información en caso de terminación de la relación administrativa, contractual, o legal y reglamentaria.
¿Cuándo debemos hacer copia de seguridad?
Cuando está próximo a terminar la vinculación o cuándo se inicie un proceso disciplinario. En estos casos es indispensable hacer una copia de seguridad de toda la información. Especialmente de aquella información relativa al proceso disciplinario o que podría generar inconvenientes a futuro.
En términos generales se recomienda hacer copias de seguridad cada tres (03) o seis (06) meses, aunque la vinculación se mantenga en el tiempo.
¿Cuánto tiempo debemos guardar la información de la copia de seguridad?
Los procesos disciplinarios pueden iniciar incluso años después de terminar un contrato o vinculación. En consecuencia, el tiempo recomendado para retener (guardar) la información es cinco (05) años porque es el tiempo de prescripción de la acción disciplinaria.
¿Por qué debemos hacer copia de seguridad?
Porque una de las consecuencias inmediatas de finalizar la vinculación con una entidad es la imposibilidad de acceder al repositorio de información o correo electrónico institucional. El no tener en tu poder la información ralentiza la defensa en un proceso disciplinario, tu abogado necesita el contexto de la actuación para establecer la estrategia de defensa.
De igual manera previene pérdidas de información derivadas de ataques cibernéticos, fallas en los equipos o actuar humano.
¿Qué no debemos hacer con la copia de seguridad?
No debemos compartirla, utilizarla indebidamente o publicarla. La mayoría de los contratos tienen cláusula de confidencialidad que prohíben este tipo de comportamientos, incluso después de terminada la relación contractual. Los servidores públicos usualmente tienen este tipo de prohibiciones y el Código General Disciplinario (Ley 1952 de 2019) establece deberes a los servidores públicos de la siguiente manera:
“ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público: (…) 6. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos(…).”
¿Podemos aportar la información que tenemos en nuestro poder?
Depende del contexto de la solicitud, las entidades tienen la obligación de realizar una gestión documental integral, por lo tanto no deberían requerir información que teóricamente tienen y debe reposar en sus archivos. Así que una solicitud de este tipo debe ser estudiada con atención por parte del servidor o contratista y de ser necesario buscar asesoría.
Otra cosa completamente diferente es aportar información relativa a la solicitud, ej:
Solicitan que remita expediente contractual del contrato con Pepito Perez en donde Ud fue apoyo a la supervisión.
Se debe contestar que ese expediente reposa en la oficina de contratación de la entidad de conformidad con el proceso interno aprobado.
Es distinto si afirman que: revisado el expediente contractual no encuentran requerimientos que realizó.
En este caso particular, con su copia de seguridad puede contestar que el oficio se pasó con radicado 12345 de fecha 14 de febrero de 2022 en donde consta xxxxx. Inicialmente no sería necesario aportar el oficio.